Resumen
Este documento
se trata de una investigación sobre las características de la Documentación,
tanto centrándonos en su carácter científico como en el instrumental. Se hará
un recorrido por la historia de esta disciplina, estudiando su definición y los
principios por los que está compuesta.
También abordaremos las características de la información y el papel que
juega la Documentación en el ámbito periodístico, la relación que existe entre
periodista y documentalista. Se hará referencia a las funciones y usos de la
disciplina y la finalidad que persigue y, para terminar, analizar el
funcionamiento del centro de documentación en un medio, la importancia de esta
disciplina para la redacción y la información, con sus características, funciones
y fines.
Palabras clave
Documentación, información,
función, selección, difusión, actualidad, periodista, documentalista, Internet.
Introducción
Para hablar de los antecedentes de
la Documentación tenemos que desplazarnos al siglo XVIII, cuando aparecen los
primeros archivos de prensa en Gran Bretaña y Alemania.
La era predocumentada se considera a la etapa precedente a la
labor iniciada por Paul Otlet y Henry Lafontaine. Con Paul Otlet se pone en
marcha toda una metodología que contribuye a controlar toda la bibliografía
científica y con ese control hacer disponible y dar a conocer al científico y
todo lo que se escribe sobre un tema. Los orígenes están en la escritura en el
3000 a.C. y con la aparición de las primeras bibliotecas. Después de una etapa
oscura (Edad Media) ocurre el nacimiento de la imprenta (S. XV), primer
precedente importante. A partir de esa época hay más libros y más necesidad de
conocer y controlar el material librario, aparecen además los primeros
repertorios bibliográficos. Al avanzar los siglos, se adquiere un carácter más
científico. Estos repertorios son el primer instrumento de documentación del
medio científico. La bibliografía es el instrumento que controla y da a
conocer.
Si se pudiera determinar una fecha de inicio del desarrollo de la
Documentación como tal, habría que tomar como referencia 1934, momento en el
que se publica el Tratado de Documentación a partir del cual, agrupaciones de
intelectuales, profesionales, estudiosos e investigadores de todo el mundo
trataran de avanzar y adaptar a las necesidades de cada centro documentación,
biblioteca, archivo o museo. Tal y como se ha podido observar en el estudio de
la historia de la ciencia de la Documentación, muchas han sido las perspectivas
con las que se ha abordado el concepto, así como escuelas y corrientes de
pensamiento de muy diversa índole. Todo ello sirve para enunciar, que la
introducción del concepto Documentación en España fue ciertamente tardía, si se
tiene en cuenta que el principal artífice y pionero fue Javier Lasso de la Vega
en la década de los años 50. Como se podrá averiguar sus aportaciones fueron
muy ricas, destacando la primera publicación tratadista de la Documentación en
España, el conocido Manual de Documentación.
Concepto
Uno de los problemas principales que presenta la Documentación
es su propia definición, ya que
no existe un consenso teórico que plantee cual es su naturaleza, su objecto de
estudio y su acepción terminológica.
En 1905 el término Documentación fue usado por los belgas
Paul Otlet y Henry La Fontine, considerados como dos de los padres de la
Biblioteconomía y la Documentación Informativa. Estos designaron la
Documentación como la actividad específica de recogida, tratamiento, archivo,
búsqueda y difusión de documentos.
Poco a poco, este concepto fue evolucionando. A lo largo del siglo
XX, aparecen diversas concepciones de esta disciplina. Por ejemplo, en 1959, la
Federación Internacional de Documentos (FND) concibe la Documentación como la
recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización
de la información.
Otra acepción nos la da
Nuria Amat, que dice que llamamos Documentación : "al proceso de reunir
documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos para
su difusión precisa, exhaustiva e inmediata".
La Documentación aplicada a las Ciencias de la Información,
presenta diversas formulaciones
teóricas.
El catedrático J.L. López Yepes define en 1981 la Documentación
Informativa como aquella parte de la Documentación que tiene por objeto el
estudio del proceso de transmisión de fuentes para la obtención de nuevos
conocimientos en la investigación de la comunicación social, y en el trabajo en
el seno de la empresa informativa.
La Documentación presentaría dos vertientes:
1. Conduce a la formación de centros de documentación de carácter
científico o investigador, en los que desarrolla su labor el documentalista de
las Ciencias de la Información y en los que utiliza las fuentes de las fuentes
específicas de las disciplinas comunicativas.
2. Da lugar a la organización de centros de documentación dentro
de las empresas informativas, en las que los documentalistas manejan fuentes de
información temática general que sirven para la producción de noticias.
Actualmente, entendemos la Documentación como un instrumento
imprescindible para conocer que recursos de información existen y que usos le
hay que dar a eses recursos. Se trata de una disciplina instrumental, ya que sirve a toda las demás
ciencias para localizar información necesaria para el avance del conocimiento.
Si hablamos de documentación periodística, nos referimos al
modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección,clasificación y
archivo, para su posterior uso, de textos y referencias, con el fin de elaborar
la información periodística y/o difundir información documental de base
periodística.
Es el modo por el que la documentación constituye un proceso
intelectual, que emplea unos medios y unas técnicas para lograr unos
determinados fines. Es informativo, porque está hecha para informa. La documentación en periodismo no es una manipulación
archivística, sino el resultado técnico, aplicado de una cultura, de un vasto
sabor humanístico.
Principios
Los principios de la
Documentación se dividen en:
Principios
teleológicos: Los objetivos finales que se
pretende alcanzar. Son varios:
·
Verificativo: La causa
originaria fundamental de la actividad documental periodística, por la cual
ésta se orienta hacia la consecución de la verdad informativa.
·
Explicativo: La causa
final especifica de la actividad documental periodística. Ayuda hacia la
intelección de la verdad informativa mediante la valoración y potenciación del carácter
aclaratorio de los textos y referencias cuya veracidad se ha comprobado y
completado.
·
Editorial: está orientada a las opiniones e ideas desde la perspectiva ideológica,
línea editorial del medio, y desde la formal.
Principios
formales y circunstanciales. Son tres:
·
Principio
de perdurabilidad: La razón formal de la
actividad documental periodística, que tiende a fijar la utilidad futura y el
grado de permanencia de textos y referencias.
·
Principio de adecuación funcional: La regla metodológica en la actividad documental periodística, por la
cual ésta se orienta al tratamiento específico que precisa cada tarea y medio
documental, de acuerdo con su naturaleza y función que realiza.
·
Limitativo: Está
compuesto por el conjunto de circunstancias reales de la actividad documental
periodística, que limitan su ejercicio.
Características de la
información de actualidad
La
información de actualidad es un complejo entramado de causas y efectos
constituido por el reflejo de las actividades políticas, económicas, sociales y
culturales del hombre. Las noticias no surgen de la nada sino que tienen
antecedentes y consecuencias. Unas noticias se relacionan con otras y de unas
derivan otras. Esto implica que la función de los medios de información no será
simplemente dar noticias, sino ofrecer al lector información documentada.
La
información de actualidad (GARCÍA GUTIERREZ y LUCAS, 1987) es enciclopédica,
trata todo tipo de temas, lo que obliga a establecer lenguajes documentales
enciclopédicos. Además es universal, tanto en su difusión como en su origen y
fuentes. Por otro lado, una de las principales características de la
información de actualidad es la desigualdad en el tratamiento de los temas,
superficialidad y profundidad coinciden en un mismo medio. Del mismo modo, la
redundancia, es decir, la repetición de contenidos en distintos medios o en el
mismo a lo largo del tiempo, planteará problemas de selección. La obsolescencia
de la información de actualidad planteará problemas de conservación y de
almacenamiento y el propio lenguaje periodístico y sus modas, plantearán
problemas en el lenguaje documental.
Las
principales características de la información de actualidad desde la
perspectiva del trabajo documental son expuestas por Amat y Blasco (Revista española de documentación científica, nº2, vol.19,
1996). Se corresponden con estas:
1.
Coincidencia episódica.
Emisión de todoas las noticias en las mismas fechas y posteriores por todos los
medios diarios, así como en las revistas generales en sus fechas de publicación
y en los espacios informativos no diarios de los medios audiovisuales. Esto se
debe a la dependencia con respecto a las agencias de información y, sobre todo,
de los productores de los hechos que se constituyen en noticia y en una
interpretación coincidente de las espectativas de la audiencia.
2. Redundancia
cíclica. La actividad periodística se centra en la cobertura de los
hechos contemporáneos. Como la actividad humana es recurrente, el tratamiento
dado a esta cobertura también lo es. Determinado acontecimientos tienen una
frecuencia diaria (bolsa), otros semanal (reunión del consejo de ministros),
otros mensual (IPC, datos del paro), trimestral (grandes operaciones de
tráfico) o anual (oscars de Hollywood). Esto los hace previsibles para la
documentación.
3. Efecto
Mateo. "Muchos son los llamados y pocos los elegidos". Desequilibrio
informativo con respecto al tratamiento de las personas, ya que unos pocos
personajes polarizan el interés de los medios y aparecen nombrados en muchas
noticias mientras que muchísimos personajes aparecen citados por los medios
contadas veces.
4. Multiplicidad
de soportes. Teletipos, noticias impresas, comunicados de prensa, grabaciones
radiofónicas, materiales visuales y audiovisuales.
5. Fragmentación
del mensaje. Los mensajes informativos se transmiten fragmentados por el
ritmo de captación de los acontecimientos diferente al de la publicación o
edición de los medios. Estos además suelen utilizar una estructura en forma de
tríptico: Previo (anuncio, antecedentes, previsión) - Noticia - Reacciones
(Valoración, matización, contexto...) que, a su vez, puede continuar generando
nuevas noticias, de tal manera que no es fácil realizar el proceso de selección
ni análisis documental pues no hay criterio ni perspectiva suficiente.
6. Latencia.
La información de actualidad caduca aparentemente, pero cualquier hecho cerrado
puede reabrirse y puede devolver el protagonismo a personajes y hechos con
independencia de su antigüedad.
7. Documentos
compuestos. Textos con fotografías y gráficos, por ejemplo, plantean
dificultades de organización documental y de diseño de las herramientas de
recuperación documental.
8. Ley
del mínimo esfuerzo. La premura de tiempo con la que
se suele trabajar va en detrimento de respuestas y tratamnientos de la
información elaborados.
9. Estratificación
de usuarios y usos. Se trabaja para usuarios muy
diferentes en su especialización y en sus objetivos.
10. Relatividad
de significado. Los documentos periodísticos cambian su significado en distintos
contextos y admiten interpretaciones diversas por parte de los usuarios. Esto
los hace polivalentes.
11. Omisión. Los textos periodísticos omiten siempre información, voluntaria
o involuntariamente y esto debe ser tenido en cuenta por el documentalista que
debe hacerlos perdurables a largo plazo pues algunas omisiones son detectables
y subsanables en el momento.
Funciones y usos
Tiene su razón de ser en el desarrollo de cinco funciones:
1. Verificación de la exactitud de la información
y corrección de datos. Debemos estudiar si hay problemas ortográficos y de
transliteración, dudas idiomáticas, precisión en las fechas y exactitud en los
términos de las declaraciones, los tratados o los discursos.
2. Contextualización:
Utilización de complejos de datos, cronologías, dossiers temáticos, etc.
capaces de apoyar la información, a la que han de servir como complemento,
interpretación, síntesis o comentario.
3. Apoyo visual
de la información: Fotografías, gráficos, infografía, mapas... En el caso de la
documentación de televisión utilización de planos de recurso.
4. Actuar
como memoria
dinámica de la propia empresa informativa, constituyendo un importante soporte
de la línea editorial del medio.
5. Investigación:
Preparar y editar su propio material o redactar materiales que dará el medio:
Cronologías, biografías de personajes, etc.
Entres los usos de esta disciplina encontramos.
1.
Sirve para
saber localizar la información: dónde y cómo. Es útil para determinar el tipo
de información que se necesita para elaborar un determinado trabajo.
2.
Permite
organizar, es decir, archivar, clasificar y ordenar, cualquier material que se
vaya acumulando.
3.
Ayuda a
adquirir, con la práctica, un criterio de selección imprescindible para obtener
la información más útil, novedosa y completa, que sirva para documentar el
trabajo que se esté realizando.
4.
Anticiparse
a las necesidades de los profesionales
Finalidad y objetivos
Existen unos fines y objetivos concretos que se
persiguen mediante la Documentación:
·
La finalidad principal de esta
disciplina es informar y comunicar de forma efectiva la información solicitada.
·
Analizar y ordenar todos los documentos adquiridos para recuperar
todos los documentos
·
Generar documentos secundarios, como las bibliografías
·
Conservar todo el pensamiento humano
·
Realizar el proceso con rapidez.
En
cuanto al alumno, los objetivos son:
–
Transmitir
los conocimientos básicos para valorar la importancia y necesidad de la
documentación .
–
Iniciarse
en los principios y técnicas básicas del proceso documental.
–
Adiestrar
en el manejo de fuentes de información y documentación para trabajos de
investigación y de índole profesional en el ámbito de los diferentes medios de
comunicación .
–
Introducir
al manejo de las nuevas tecnologías de tratamiento de los documentos y la
información.
–
Familiarizar
al alumno con unos criterios básicos y mínimos para la valoración de fuentes
documentales e informativas .
–
Proporcionar
una visión de la situación actual de la documentación en sus distintas facetas.
Centro de documentación en un medio: funciones,
características y fines
La recuperación de información de un Centro de Documentación se
usa para brindar respuestas y preguntas muy específicas realizadas por
investigadores y científicos entre otros. La presente conferencia tiene el
propósito divulgar las nuevas ideas que enumeran la planificación, gestión,
innovaciones y funciones de los Centros de Documentación.
Un Centro de Documentación es aquel que examina y evalúa minuciosamente las
fuentes primarias y secundarias de información técnica y científica, esto
incluye documentos comerciales, históricos y otros. Su función básica es
la de transformar fuentes primarias de información científica y técnica en
productos que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de
Documentación.
Los Centros de Documentación son
un medio, un camino y gracias a sus funciones de selección, tratamiento y
difusión de la información, deben actuar de intermediarios entre los
conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite, pero contando
siempre con la presencia y participación directa o indirecta del usuario para
facilitarle el acceso a la masa documental.
Y todo ello: analizando la
información, generalizando o limitando campos informativos, y, adaptando las
fuentes documentales a sus necesidades; para difundir una respuesta informativa
(referencias documentales) presentadas sobre un soporte documental, ya sea, en
forma escrita, audiovisual o electrónica.
Los propósitos de un Centro de
Documentación pueden ser definidos de la siguiente manera:
Ø Recopilar
información de todo lo investigado sobre un área temática en particular y bien
definida.
Ø Analizar
y evaluar la información investigada o recopilada.
Ø Condensar
y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y revisiones.
Ø Transmitir
la información obtenida a los usuarios interesados por medio de servicios de
alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.
La organización de un Centro de
Documentación posee tres características principales, ellas son:
Ø División
de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de Documentación
(adquisiciones, catalogación, almacenamiento, conservación).
Ø División
de Documentación:
es la encargada de procesar las informaciones recopiladas o por propia
iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a largo plazo de
documentación e información científica y técnica.
Ø División
de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por impresión, fotocopia,
duplicación u otros procedimientos, cualquier número de copias que serán
facilitadas a los científicos o divulgadas a través del país y cambiadas con
centros extranjeros de documentación.
Las operaciones fundamentales se
organizan en forma de cadena. Los elementos que conforman esta cadena son de
gran importancia para el desarrollo de todo Centro de Documentación, ya que
brinda información a los usuarios que la necesiten (análisis, selección y
difusión documental).
Ø Análisis
documental: es el conjunto de operaciones que tienden a representar el
contenido de un documento de una forma distinta a la original. Provoca la
elaboración de un documento secundario. Las operaciones de análisis las
dividiremos en cuatro grupos: descripción bibliográfica, catalogación,
indización y resumen.
Ø Selección
Documental: consiste en escoger entre los documentos que se producen
mundialmente, aquellos que cubran el campo definido por el
Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su utilidad merezcan
registrarse en el fondo. Para proceder a esta selección se precisa dirigirse a
fuentes de información internas o externas al Centro Documental o
Bibliográfico.
Ø Difusión
documental: son los procedimientos y métodos para llevar a cabo la difusión
general o específica de documentos, pertenecen a la última fase de la cadena
documental.
Un Centro de Documentación tiene
como función primordial la de
estructurar, mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones a nivel
nacional e internacional para aprovechar las colecciones que hay en todo el
mundo y proporcionar al usuario la documentación que ser requiere en el grado
conveniente para el caso.
Un factor muy importante en la función de un Centro, es hacer que
la información y documentación llegue a mano del usuario en un tiempo adecuado
y en cantidad suficiente para el avance de un trabajo determinado y economicen
el tiempo requerido para llevarlo a cabo.
El principal fin es el de suministrar el máximo de informaciones, en el debido
momento y en la forma más conveniente, al mayor número de usuarios mediante el
tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos.
Relación entre periodista y
documentalista. Internet
En el
nuevo escenario informativo que existe en la actualidad y con la presencia de
Internet, la disciplina de la Documentación informativa debe adaptarse a la red
y a las nuevas necesidades. La llegada de Internet revolucionó la redacción en
los medios de comunicación y a los propios periodistas y documentalistas.
Aunque
la llegada de Internet supuso una herramienta muy eficaz de cara a la
Documentación, tenemos que tener en cuenta que puede haber riesgos a la hora de
documentarse vía web, ya que podemos encontrar información errónea y producirse
lo que se conoce como “desinformación”.
El
papel del documentalista, como buscador, investigar y rastreador de información
y el papel del periodista, como redactor e intérprete de la realidad podrían
estar sufriendo un cambio con los nuevos soportes como es el ciberperiodismo.
Esquema
conceptual
-Resumen
-Palabras clave
-Introducción ---------- Historia: origen y
evolución
-Concepto -------------- Definición
-Principios
-Características de la información de actualidad
-Funciones y usos
-Finalidad de la disciplina
- Centro de documentación en un medio: características, funciones y fines
Bibliografía
Moreiro, José Antonio : Manual
de documentación informativa. Madrid, Cátedra, 2000.
Fuentes i Pujol, Mª. Eulàlia. Manual de documentación periodística. Madrid, Síntesis, 1995.
<http://ccdoc-histccdocumentacion.blogspot.com.es/2008/02/06-paul-otlet-y-henry-la-fontaine.html>
Universidad
Complutense de Madrid [en línea] <http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema14.htm>
[Consulta 21-10-2012]
JEAN, Georges: La escritura, archivo
de la memoria, Madrid, Aguilar Universal, 1990.
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del Aula virtual referidos a la asignatura
